首先，學生需要在家長的帶領下赴戶口所在地公安(分)局辦理因私出境護照，這是出境的最前提條件，護照辦理一般需要14個工作日;

其次，按照德國駐華使領館的簽證要求，學生及領隊教師申請德國簽證必須向使館提交護照、全家戶口本、家庭10萬元資金證明、學生學習證明及父母親工作證明等申請資料，且所有遞交使館的申請資料必須翻譯成英文。因資料翻譯及填寫使館簽證申請表的工作量相當大，所以學生和家長需盡快準備。

第三，德國駐華使領館處理申請材料需要約21個工作日，且主辦方須確保學生在出行一個月前順利獲得簽證以便最后確定國際國內航班和營地安排，因此實際向使館預約簽證的時間將不遲于5月下旬。否則進入6月旅游和留學簽證申請旺季，使館申請材料積壓，將導致簽證時間拖延。

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