1、即可談到要點(diǎn)

    Rene ShimadaSiegel舉了她丈夫過去在語音郵件上犯的錯(cuò)誤。他會(huì)告訴他老板他想說什么，然后告訴他老板這個(gè)具體意味什么，然后會(huì)為他老板總結(jié)他所表達(dá)的。其實(shí)他老板早就已經(jīng)知道了。Rene Shimada Siegel指出在語音郵件中，只需要先自報(bào)家門，然后告訴對(duì)方你打電話的原因，給對(duì)方打回來的一個(gè)機(jī)會(huì)。對(duì)方需要給你打回來，還是只是供參考？讓對(duì)方明白。要仔細(xì)考慮，你應(yīng)該用發(fā)送信息來替代語音郵件嗎？

    2、3是一個(gè)神奇的數(shù)字

    Rene ShimadaSiegel原來的工作單位是3COM。這個(gè)公司做的每件事都是3來表達(dá)。現(xiàn)在當(dāng)Rene Shimada Siegel需要解釋一些復(fù)雜的事情，曾經(jīng)在3COM的經(jīng)歷就會(huì)提醒她將每件事減少到3個(gè)最重要的點(diǎn)。一般情況下，最重要的3點(diǎn)列出以后，你會(huì)發(fā)現(xiàn)其他的點(diǎn)都是額外的，或者是多余的。

    3、使用編號(hào)

    任何文件中的大塊文字對(duì)于讀者而言，很難集中注意力。幾乎沒有讀者有時(shí)間、耐性或者集中注意力在這樣的文字上受折磨，除非迫不得已。他們想獲取他們想知道的。項(xiàng)目編號(hào)是Rene Shimada Siege喜歡的l快速交流方式。事先告訴讀者你的信息是有關(guān)啥的，用編號(hào)概括你的點(diǎn)來組成簡(jiǎn)短的詞匯，而非用完整的句子。最后，無論你希望讀者下一步做什么，用一個(gè)希望回饋的方式來結(jié)束。

    4、讓會(huì)議聚焦

    我們很多人都會(huì)在一種會(huì)議上感覺難受，就是某個(gè)人不斷的說，沒有什么時(shí)間交流。確信每個(gè)人都知道會(huì)議的目標(biāo)，讓時(shí)間限制在30分鐘內(nèi)，來保持一個(gè)緊急和專注的感覺。一些人會(huì)把日常的混亂帶入到會(huì)議上，做15分鐘的發(fā)言，這期間讓所有人都站著。同時(shí)，需要考慮是否筆記本電腦、平板電腦、智能手機(jī)是被允許還是被禁止帶到會(huì)議上。如果被允許，人們會(huì)不理會(huì)演講者，讀他們的郵件，這樣也會(huì)極大的降低效率，延長(zhǎng)整個(gè)會(huì)議。