要正確有效地使用電話，應(yīng)該做到親切文明、簡(jiǎn)捷準(zhǔn)確。打電話時(shí)，雖然相互看不見，但是聞聲可知其人。因此，通話時(shí)一定要客氣禮貌堅(jiān)持用“您好“開頭，“請(qǐng)“字在其中，“謝謝“、“不客氣“結(jié)尾，嗓音要清晰，音量在適中，語速要恰當(dāng)，通過聲音在對(duì)方心里樹立良好的形象。打電話是為了爭(zhēng)取時(shí)間，提高信息交流的效率，因此交談時(shí)詞語達(dá)意簡(jiǎn)潔，語言清晰準(zhǔn)確，以避免誤聽。
    重要的第一聲
    當(dāng)我們打電話給某單位，若一接通，就使對(duì)方聽到對(duì)方親切、優(yōu)美的招呼聲，心情一定會(huì)很愉快，使雙方對(duì)話能順利展開。在電話中只要稍微注意一下自己的語言就會(huì)對(duì)對(duì)方留下美好的印象。同樣說：“您好，這里是XX“，但聲音清脆、悅耳，吐字清晰，同讓人聽了不清晰、陰沉的聲音，會(huì)給對(duì)方留下完全不同的印象。在電話中給人印象不佳，對(duì)方對(duì)你所在的單位也會(huì)有看法。因此要記住，接電話時(shí)，應(yīng)有“我代表企業(yè)的形象“的意識(shí)。
    迅速準(zhǔn)確的接聽
    企業(yè)業(yè)務(wù)繁忙，一個(gè)辦公定有時(shí)往往會(huì)有幾部電話，聽到電話鈴聲，應(yīng)準(zhǔn)確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內(nèi)接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒鐘，若長(zhǎng)時(shí)間無人接電話，讓對(duì)方久等是很不禮貌的，對(duì)方在等待時(shí)心里會(huì)十分焦急，你所在的企業(yè)會(huì)給他留下不好的印象。即使電話離自己很遠(yuǎn)，聽到電話鈴聲后，應(yīng)該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態(tài)度是每個(gè)人都應(yīng)該擁有的，這樣的習(xí)慣也是每個(gè)辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼?，若電話響了許久，接起電話只是“喂“了一聲，對(duì)方會(huì)十分不滿，并留下惡劣的印象。
    打電話之前，應(yīng)確定第一受話人、 第二受話人， 然后確定電話交談的內(nèi)容，如果內(nèi)容較多，應(yīng)事先打個(gè)腹稿，力求表達(dá)清楚、簡(jiǎn)練。給不熟悉的對(duì)象打電話時(shí)，要給對(duì)方以沉著、思路清晰的感覺。接通電話并確認(rèn)電話號(hào)碼無誤時(shí)，應(yīng)立即簡(jiǎn)要報(bào)明自己的身份、姓名及要通話的人名，當(dāng)對(duì)方答 “稍候“時(shí)，應(yīng)握著話筒靜候；假如對(duì)方告訴你“要找的人不在“時(shí)，切不可魯莽地將話筒“喀啦“一下掛斷，應(yīng)道聲“謝謝“。
    打電話要簡(jiǎn)短，長(zhǎng)時(shí)間占線，有可能誤事。
    打完電話，不要忘記說一聲“我掛電話了，好嗎？“或者說一聲：“再見“！如果對(duì)方是長(zhǎng)輩或領(lǐng)導(dǎo)，要等對(duì)方掛斷電話，自己才放下聽筒，表示禮貌。